На сегодняшний день существует множество курьерских служб, которые доставят ваши отправления в любой населенный пункт. Эти службы отличаются разными способами и сроками доставки, предоставляют и различные дополнительные сервисы. Несмотря на это, чаще всего организациям приходится пользоваться услугами государственной почты, а именно Почты России. Во-первых, это дешевле. И если один документ в месяц можно отправить и экспресс-почтой, заплатив за это несколько сотен рублей, то отправка нескольких десятков писем в день в этом случае обойдется неоправданно дорого. Кроме того, если придется подтверждать доставку документов по почте в суде, то уведомление от Почты России однозначно будет принято как доказательство, а от экспресс-почты – еще неизвестно.
Как правильно пользоваться государственной почтой для отправки писем организации? В этой статье мы подробно вам расскажем, как это делать. Здесь же можно скачать журнал регистрации почтовых отправлений для вашей компании. А — посмотреть вебинар о том, как организовать отправку писем.
Кто занимается почтовыми отправлениями? В организации это такие сотрудники как курьер, офис-менеджер, также такими отправлениями может заниматься человек, который работает в канцелярии. В редких случаях письма отправляет человек, который их пишет – исполнитель. Но это не совсем верная тактика, и если у вас в компании так происходит, то задумайтесь над тем, чтобы изменить эти правила. Систему отправки ваших писем почтой очень быстро можно наладить и организовать. Самое главное, что эта система позволит отследить каждое отправленное из организации письмо, не привлекая к этому исполнителя. Благодаря этой системе сотрудники компании не будут по несколько раз на день отпрашиваться на почту, за что начальство скажет вам спасибо.
Если отправлений очень много, то можно заключить договор с отделением Почты России. Каждый день будет приезжать специальный сотрудник и забирать все ваши отправления. Но организации приходят к этому, как правило, не сразу, поэтому ниже – о том, как организовать отправку почты в компании своими силами.
Необходимые телефоны и нормативные документы
Когда будете налаживать работу с Почтой России, обязательно сохраните все необходимые номера телефонов. В первую очередь вам необходимо узнать номер горячей линии почты в вашем регионе. Телефона, который находится на сайте Почты России, вам будет недостаточно, нужен именно региональный.
Обязательно узнайте номера телефонов почтового отделения, из которого вы будете осуществлять отправления. Обычно это ближайшее к офису отделение. Кстати, если организация по своим учредительным документам «привязана» к другому отделению, ничего страшного: вы имеете право пользоваться услугами любого офиса Почты России.
Как узнать, к какому отделению почты относится ваша компания? Это очень легко. В юридический адрес компании входит почтовый индекс, который состоит из шести цифр. Первые три цифры указывают на то, к какому региону вы относитесь, а остальные три –номер почтового отделения к которому «привязана» ваша компания.
Например, почтовый индекс 458785, 458 – регион, 785 – номер отделения, к которому относится компания. Для того чтобы узнать адрес и номер телефона отделения, вы можете зайти на официальный сайт Почты России или воспользоваться любой справочной вашего региона.
Если у организации есть и юридический, и почтовый адреса, не забывайте о юридическом! Даже если на него случайно приходит одно письмо в год, этот почтовый ящик нужно проверять регулярно, чтобы избежать неприятностей. Ведь если почта была отправлена на юридический адрес, а ее забыли получить, что повлекло за собой правовые последствия, то это вина организации, а не того, кто отправил письмо не на почтовый адрес.
Также не стоит забывать, что у Почты России тысячи отделений по всей стране, работают на которых обычные люди. Человеческий фактор здесь довольно силен… А вот правила для всех одни, поэтому человеку, которому будет поручено заниматься почтой, очень и очень желательно ознакомиться и всегда держать под рукой:
- Правила оказания услуг почтовой связи (утв. Приказом Министерства связи и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2014 №234)
В этом документе описаны правила приема доставки и вручения писем, бандеролей и посылок вплоть до того, как правильно написать почтовый адрес.
- Порядок приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений (утв. Приказом ФГУП «Почта России» от 17.05.2012 №114-п)
Здесь написано, как работать (готовить, сдавать, получать) с письмами и посылками, факт отправки и доставки которых получателю, включая опись содержимого, нужно подтвердить.
Какие бывают почтовые отправления?
Простое письмо
Работать с ним проще всего. Берете документ, вкладываете в конверт, запечатываете его. На конверте указываете адрес, клеите марку и опускаете письмо в почтовый ящик. Минусом является то, что вы не сможете отследить отправку вашего письма. В большинстве случаев оно доходит к адресату, но узнать точно или доказать это вы не сможете. По этой причине в простых письмах отправляют документы, которые не являются важными и при необходимости их можно будет восстановить. Еще один минус: все письма на почте взвешиваются, так как от веса отправления зависит его стоимость. В обычный конверт с обычной маркой можно вложить и без проблем отправить только два листа бумаги. Если больше, то получится перевес и письмо вернется в офис. Придется идти на почту и выстаивать очередь, чтобы выслать простое письмо с доплатой в несколько рублей. Учитывайте это, отправляя свои документы.
Заказное письмо
Заказное письмо с уведомлением о вручении
Оно отправляется так же, как и заказное. Разница состоит в том, что к конверту крепится особый купон. На одной стороне купона указывается адрес отправителя, на другой стороне – адрес и фамилия получателя и (необязательно, но рекомендуется) короткое описание того, что вложено в конверт. Через определенное количество дней купон возвращается адресату письма с подписью получателя, и это является письменным доказательством того, что письмо вручили адресату.
Заказное письмо с описью вложения
Оно может быть и просто заказным, и с уведомлением. Просто письмо с описью отправить нельзя. В отделении почты в свободном доступе лежат специальные бланки для описи вложения. Их надо заполнить в двух экземплярах. Один бланк вместе с письмом в незапечатанном конверте отдается оператору, другой остается у вас. С описью пересылаются документы самым «проблемным» адресатам.
При приеме писем оператор взвешивает их, поэтому, если отправляете много документов, имейте в виду, что письмо запросто может превратить в бандероль. Все бандероли регистрируются у оператора. В остальном никаких отличий от писем нет: бандероль может быть и с уведомлением, и с описью вложения. Разница только в цене.
Государственная почта осуществляет и другие виды отправлений, об этом можете узнать на официальном сайте Почты России или в любом отделении.
Я часто отправляла письма в другие города, когда была маленькая. Я очень любило это дело. Но потом у меня появился интернет, который заменил конверт, марку и почтовый ящик. Я, как и большинство других людей, начала пользоваться электронной почтой. Но иногда так хочется отправить письмо по старинке. Если вы уже забыли, как это делать, то я вам сейчас напомню.
Как отправить письмо по почте России
Если вы хотите отправить письмо, то вам нужен не только конверт с маркой, но и точный адрес получателя . Вы же хотите, чтобы оно дошло до нужного человека! Чем точнее вы укажете все данные, тем быстрее оно дойдёт до адресата.
Вы можете отправиться на почту, чтобы не только купить там конверт, но и сразу же отправить ваше письмо. Если вам не нравится такой вариант, то можно опустить его в почтовый ящик, который стоит на улице. Я бы не советовала вам последний способ, ведь его могут вытащить хулиганы.
Вам нужно будет подобрать конверт, размер которого будет зависеть от веса вашего письма. Стандартные уже продаются с марками, поэтому вам не придётся покупать их отдельно. На почте можно взвесить письмо, чтобы узнать его точный вес. Если оно весит больше 20 грамм, то придётся отдельно заплатить за дополнительную марку.
Как правильно заполнять конверт
Я делала это такое количество раз, что у меня на это уходит буквально пару минут. Прочитайте, что вам нужно будет написать на конверте. Итак:
- ФИО адресата;
- улицу и номер дома, корпуса, квартиры;
- полное географическое название населённого пункта.
Пишите все данные разборчивым почерком, используя любые чернила. Ограничения касаются только красной, жёлтой и зелёной пасты. Я предпочитаю пользоваться чёрной шариковой ручкой.
Будьте внимательны, ведь никакие загрязнения и зачёркивания не допускаются.
Не забудьте написать индекс, который состоит из шести цифр. Его можно узнать в почтовом отделении или в интернете.
Вы можете заполнить аналогичные данные про себя, если вам это нужно. Делать это не обязательно.
Что класть в конверт
Вы можете положить в конверт не только само письмо, но и фотографии или вырезки из газет (журналов). Нельзя класть:
- пластиковые карточки;
- денежные средства;
- документы.
Если в конверте лежит выпуклый предмет, то его могут повредить на почте, когда будут ставить печати. Лучше следовать всем рекомендациям, чтобы ваши старания не оказались напрасными.
Помните, как в старой доброй песни поётся «Письмецо в конверте погоди - не рви… »? Многие в ответ сразу скажут: «Так это ведь, когда было? Сейчас же ведь почта электронная!». Конечно, так и есть. Собственно, «порвать» или совершить какие-либо другие физические действия над виртуальным посланием невозможно. Но это лишь нюансы. E-mail, как и его старший собрат, почтовое отделение, исправно во все точки земного шара разносит адресатам «весточки» - весёлые, грустные, задумчивые, интересные и, конечно же, романтические.
Всё-таки грех такой технологией не пользоваться, согласитесь! Только, конечно, если нет маниакальной одержимости писать адресату письма исключительно шариковой ручкой и непременно мелким подчерком. Хотя таких нынче единицы.
Итак, уважаемый читатель, эта статья поможет вам отправить письмо по электронной почте на популярных в Сети сервисах - Gmail, Yandex и Mail.ru.Также вы узнаете из неё о том, как можно послать анонимное письмо и выполнить отправку документа непосредственно в текстовом редакторе Word.
Как правильно отправить письмо?
Чтобы отправить электронную почту, в независимости, от выбранного сервиса, необходимо выполнить практически одинаковый набор действий. Да, и не забудьте! У вас должен быть зарегистрирован аккаунт на сайте почты. Если такового нет, ознакомьтесь на нашем сайте с руководствами по созданию e-mail. Эта процедура выполняется легко и просто.
Gmail
Отправка
1. На странице профиля, в левом верхнем углу, щёлкните красную кнопку «Написать».
2. В первой строке формы напечатайте адрес почтового ящика получателя. Также вы можете выбрать пользователя из адресной книги (списка сохранённых адресов), кликнув слово «Кому».
3. Во второй строке подпишите письмо: укажите своё имя или инициалы, чтобы получателю сразу стало понятно, от кого пришло онлайн-послание.
Если вы хотите прикрепить к тексту заявление или какой-либо документ, хранящийся на Google.Диске, клацните его иконку в нижней панели, перейдите в хранилище и выберите необходимый файл. А вот если, к примеру, требуется загрузить отсканированный текст в формате PDF c компьютера, тогда клацните «скрепку».
Также вы можете отредактировать текст послания, придать ему красивый вид (Важный момент! Особенно, если вы рассылаете коммерческое предложение со ссылкой или архивом!). Для выполнения этой процедуры нажмите кнопку «A» (самая первая в панели, слева). А затем в дополнительном блоке выберите необходимую функцию - «выделение жирным, курсивом», «настройка шрифта», «создание списка» и т.д.
Написать ответ
Когда письмо, архив, заявление либо какой-другой документ получены и нужно срочно отослать ответ адресату, кликните один раз левой кнопкой под текстом послания в поле «Нажмите здесь… » и заполните форму вышеописанным способом.
Рассылать электронные «весточки» на Gmail можно и с Checker Plus for Gmail - аддона, предназначенного для мониторинга входящей корреспонденции. Делается это так:
1. Кликните иконку чекера в браузере.
2. В открывшейся панели нажмите кнопку «карандаш».
3. Заполните поля открывшейся формы для отправки.
Yandex
Отправка
1. В профиле Яндекс.Почта, в ряду кнопок над списком сообщений, нажмите «Написать».
2. В строчке «Кому» напечатайте e-mail получателя, в «Тема» можно создать заголовок письма.
3. Наберите текст и при необходимости отредактируйте его при помощи функциональной панели над полем (шрифт, цвет, выравнивание, смайлики).
Совет! Если допустили ошибку при наборе, клацните кнопку «стрелочка влево», чтобы отменить операцию.
4. Чтобы отправить с письмом архив, видео или аудиофайл, хранящийся на ПК, нажмите кнопку «Прикрепить» и закачайте необходимый контент. Для загрузки данных с хранилища Яндекс.Диск нажмите рядом с этой же кнопкой иконку «Летающая тарелка».
5. Когда всё будет готово, кликните «Отправить» (можно нажать любую из кнопок - вверху и внизу формы).
Написать ответ
Клацните поле под полученным сообщением, и на дисплее сразу же откроется форма с указанным адресатом (автором письма).
В браузерном расширении Яндекс для чтения писем есть совершенно такая же кнопка «Написать», как и в профиле на сайте. Нажмите её и введите все необходимые данные: адрес получателя, сообщение и, если нужно, загрузите файлы. А если у вас возникнет вопрос «Почему не отправляется послание?», проверьте форму на правильность заполнения, возможно, вы некорректно указали e-mail, а также просмотрите настройки интернет-соединения.
Mail.ru
Отправка
1. Перейдите в раздел «Почта».
2. Клацните «Написать письмо» (кнопка, расположена над разделами корреспонденции).
3. Заполните поля «Кому» (e-mail адресата) и «Тема» (заголовок письма).
4. Напечатайте письмо, отредактируйте его посредством функциональной панели, находящейся над полем.
Чтобы отправить файл (например, сканированный отчёт), нажмите опцию «Прикрепить» для загрузки данных с ПК или иконку «Облако», для предоставления ссылки на документы, находящиеся в удалённом хранилище Mail.ru.
5. Нажмите «Отправить».
Написать ответ
Чтобы оперативно отослать ответ на полученное сообщение, над его текстом нажмите кнопку «Ответить». Затем заполните форму в вышеописанном порядке.
Клацните иконку аддона Mail.ru. В списке нажмите письмо, на которое необходимо дать ответ. В открывшейся вкладке воспользуйтесь опцией «Отправить».
Как отослать текстовый документ в редакторе Word?
Эту операцию можно выполнить лишь только в том случае, если на вашем компьютере установлен почтовый клиент (например, Thunderbird, eM Client, Windows Live Mail и т.д.).
Способ №1: быстрая отправка
- Щёлкните по документу Word правой кнопкой.
- В контекстном меню выберите: Отправить → Адресат.
- В клиенте укажите адресата и активируйте отправку текстового файла.
Способ №2: выбор формата
1. Откройте подготовленный документ в Word.
3. Выберите формат:
- «Отправить как вложенные» - полноценная копия документа в виде вложения;
- «… как PDF» - текстовый документ отсылается в формате PDF;
- «… как XPS» - вложение в формате XPS с сохранением настроек форматирования.
Как анонимно послать сообщение адресату?
Если вы хотите скрыть свой e-mail, воспользуйтесь специальным онлайн-сервисом. В Сети можно встретить огромное количество сайтов предоставляющих эту услугу, но мы рассмотрим в рамках это статьи наиболее популярные.
(send-email.org)
Каждое сообщение отправляет с другого e-mail (автоматически генерирует адреса). Но всё-таки предоставляет возможность пользователю указать свои «координаты».
(http://www.theanonymousemail.com)
Чтобы на этом сервисе сделать анонимную рассылку необходимо зарегистрироваться и указать свой настоящий e-mail (в сообщении он отображаться не будет).
(https://www.guerrillamail.com/)
Сайт предоставляет пользователю временный e-mail сроком на 1 час. В нём можно отправлять и читать сообщения. В любой момент почтовый ящик можно удалить.
Удобного и безопасного вам пребывания онлайн! О том, .
Иногда возникает потребность передать важную информацию или документы другому лицу. Отправить можно заказным письмом, это безопасно и быстро. Оно гарантировано дойдет до адресата, будет вручено лично в руки под расписку, а отправителю останется квитанция. Рассмотрим следующие вопросы: как отправить Что для этого нужно и как это сделать правильно?
Виды почтовых отправлений
Почтовые отправления бывают нескольких видов. Первый - это письма открытого типа, самый простой способ, но не очень надежный.
Любой сотрудник может увидеть информацию. Они отправляются без конверта, просто сложенными, потому такое название и получили (их еще называют «открытками»).
Второй - это обычные письма. Самый известный и распространенный вид отправлений для многих людей, они вкладываются в конверт и пересылаются. Но гарантия сохранности данных при пересылке также невелика.
Третий вид - это заказные письма. Они оформляются на отправку лично автором в любом почтовом отделении. Доставляются по адресу и вручаются прямо в руки адресату либо он будет приглашен на почту для получения заказа. Такой тип отправки самый верный, удобный и безопасный. Если вы не знаете, как отправить заказное письмо, можно обратиться в отделение к специалистам, которые помогут правильно его оформить.
Установленные требования
Важно знать требования к заказному письму. Предельный вес должен составлять не больше 100 граммов, размеры - от 110*220 мм до 229*324 мм. Если вложение будет небольшого веса (например, 50 грамм), то подойдет конверт обычного формата.
Если же вес или размер будет больше, стоит обратиться к специалистам отделения связи. Сотрудники помогут подобрать соответствующий конверт и подробно расскажут, как отправить заказное письмо. Доставка должна осуществляться в плотно заклеенных и правильно
К заказному письму прилагается уведомление о вручении, которое требует заполнения и крепится на обратную сторону конверта. Все требования по размерам и весу нужно соблюдать. Если они не будут соответствовать нормам, то осуществить пересылку по почте будет невозможно, письмо будет попросту возвращено отправителю. Сама процедура несложная, сразу можно понять, как быстро отправить заказное письмо. Особой сноровки для этого не требуется.
Оформление
Распространенным видом почтового отправления являются заказные письма с уведомлением. Это надежно и безопасно. Нужно обратиться в отделение связи, купить нужный конверт и марки.
Затем наступает черед приступать к его подписанию. Нужно указать полный адрес и Ф.И.О. адресата (получателя). На строках, отведенных для данных адресанта (отправителя), вписываются соответствующие реквизиты. Тщательно заклеивается конверт. Также ставится отметка о том, что письмо оформлено с уведомлением. Оно бывает нескольких видов: простое или ценное, или заказное.
Следующий этап состоит в заполнении самого уведомления. С одной стороны указываются адрес и имя адресанта, с другой - адресата. Затем сотрудники отделения связи аккуратно прикрепят уведомление к конверту так, чтобы были видны все данные. Главное - знать, как правильно отправить заказное письмо, ведь от этого будет зависеть исходный результат. Когда оно будет доставлено до указанного получателя, уведомление отправят обратно (его нужно сохранить, поскольку оно является подтверждающим документом).
Как отправить заказное письмо, чтобы оно точно нашло адресата? На отведенном месте на конверте приклеивается марка и отдается специалисту для взвешивания. После процедуры вам скажут, какую сумму следует оплатить за услуги. Обязательно нужно дождаться квитанции, так как она содержит полную информацию об отправке. Указывается вид, дата и время отправки, вес письма и имя сотрудника, адрес и Ф.И.О. получателя, штрих-код письма.
Прослеживание пути заказного письма
Если у вас возник вопрос о том, как найти отправленное заказное письмо, отметим, что сейчас легко проследить его перемещение.После оплаты услуги человек, который делал отправку, получает номер из четырнадцати цифр. Затем нужно найти сайт почты России, на нем подробно написано, как с помощью штрих-кода отследить путь вашего заказного письма. Конечно, нужно будет какое-то время подождать, пока придет уведомление. Процесс доставки можно сократить по времени, если оформить авиадоставку или отправку первого класса.
Если в процессе что-то станет непонятным, то работающие в отделении сотрудники помогут разобраться с тем, как отправить заказное письмо.
Адрес необходимо писать разборчиво.
Адрес получателя нужно писать в правом нижнем углу отправления. Адрес отправителя - в левом верхнем.
В адресе указывают:
- Полное имя получателя (в формате «Фамилия Имя Отчество») или название организации (краткое или полное)
- Название улицы, номер дома, номер квартиры
- Название населенного пункта
- Название района, области, края или республики
- Название страны
- Номер а/я, если есть (в формате «а/я 15»)
- Почтовый индекс по образцу:
Марки нужно наклеивать в правый верхний угол адресной стороны конверта, открытки, упаковки. Если этот угол занят, наклейте марки чуть ниже.
Иногда марка может быть напечатана прямо на конверте или открытке.
|
Нанесенная на конверт литера A позволяет отправить простое письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на конверт литера D позволяет отправить заказное письмо по России весом до 20 г без наклеивания дополнительных марок. |
Нанесенная на открытку литера B позволяет отправить эту открытку по России без наклеивания дополнительных марок. |
Доклеив марки на нужную сумму, можно отправить открытки и конверты с литерами A, В и D и за границу.
Интернет
